Planlama süreci sonrasında ve/veya diğer taleplerle ilgili olarak sağlam bir satın alma sürecine ihtiyaç duyulmaktadır. Satın alma süreci, tedarikçi ilişkilerini ve sonrasındaki süreçleri kapsar. Planlama ve diğer kaynaklardan oluşan satın alma taleplerinden başlayıp, tedarikçilerden teklif toplama, en iyi teklifi seçme, satın alma siparişleri takibi ve mal kabulu, kabul öncesindeki kalite kontrol işlemlerinin tamamı satın alma sürecinin konusudur.
Talep, Teklif
Satın alma ve Satış süreçlerinin sipariş gerçekleşme öncesinde yapılan işlemlerinin kayıt altına alınmasını sağlar. Talepler, satış anlamında müşterileriden, aday ve fırsatlardan gelirken satın alma anlamında planlamadan veya diğer iç kanallardan gelebilir. Talep kaydı oluştuktan sonra, istenirse iş akış onay mekanizması ile onay alınması sağlanabilir.
Talep sonrasında, satın alma anlamında birden fazla tedarikçiden teklif alınırken, satış anlamında müşteriye teklif hazırlanır. Sipariş aşamasında kadar bu teklifler revize edilebilir ve tüm revizeler gereksinim olması durumunda başvurulmak üzere sistemde saklanabilir. Taleplerden otomatik teklifler, talep ve tekliflerden otomatik siparişler oluşturulabilir. Satın alma işlemi için en iyi teklifi tespit eden algoritmalar sağlanmıştır.
Tüm süreçte iş akış onay mekanizması uygulanabileceği gibi, tüm kayıtlar için, ilgililere otomatik e-posta atılmasını sağlayabilirsiniz.
Siparişten Sevkiyata Takip Sistemi
Bilgi akış sisteminde talep – teklif aşamasından geçerek sipariş haline gelmiş satış veya satın alma kayıtları, sevkiyat ya da ambar girişi sırasında irsaliye ile devam eder ve fatura işlemleri ile tamamlanır.
Sevkiyatlarınızda sipariş ile sevk irsaliyesi arasında organizasyonunuzun fiziksel yerleşimi gereği merkez ile sevkiyat birimi farklı yerlerde ise, önce sevk emri ve ardından uygun kapasitedeki nakliye aracının kullanılacağı yükleme emri verilebilir. Sipariş, sevk emri, yükleme emri, irsaliye ve ardından fatura belgeleri, kendisinden önceki adımdaki bilgiler baz alınarak tamamen otomatik hazırlanabilir. Tüm süreçte, nakliye ve teslimat bilgilerinin ve ek maliyetlerinin kayıt ve kontrolü yapılabilir.
İhracat ve ithalat uygulamalarının mevzuat ile ilgili farklılıkları ve döviz işlemlerini de aynı süreçte takip edebilirsiniz. İthalat işlemleri, mal gelişi ve gümrük sonrası kapatma, kısmi kapatma, maliyetlerin yansıtılması. İhracat işlemlerinin otomatik yapılması, proforma fatura, ihracat şekline göre masrafların hesaplanması.
Tüm bu adımlar gerçekleşirken sistemin ilgili modüllerine entegre olarak kayıtlar yapılır. Bu akış aynı zamanda e-birliktelik (e-collaboration) ile desteklenmektedir. Bu işlemler gerçekleşirken tedarikçi ve müşterilere otomatik e-mail ve sms ile bilgi verilebilir.
Kalite Kontrol
Müşteri ihtiyaçlarının karşılanması ve ürün kalitesi, kalite yönetimi uygulamasının temel amacıdır. Kalite yönetim sistemi günlük operasyonlardan uzun dönem stratejik planlamaya kadar bütün lojistik tedarik zinciri iş süreçlerinizi desteklemek üzere tasarlanmıştır.
Satın almada gelen malzeme, üretimde yarı ürün ve ürünlerin, iade ve satış sonrası servis sırasında malların, kalite kayıtlarını yapma imkanı sistem tarafından sağlanmaktadır. Ürün / ürün grubu bazında yapılacak gereken kalite ölçümleri, örnekleme oranları, kalite deposu, red / kabul oranları ve nedenleri takibi ile, satıcı performanslarına ulaşan karar destek raporları sistem tarafından üretilebilecektir. Kalite kontrol sistemi aynı zamanda üretim sistemi ile de entegre çalışmaktadır.